Aujourd’hui, la compétitivité d’une entreprise est, plus que jamais, au cœur de sa stratégie et de ses enjeux. Pour y parvenir et s’installer en leader, l’entreprise doit se structurer et utiliser l’ensemble de ses ressources de la meilleure des façons et surtout de manière cohérente et productive.
Le système d’information est un outil qui offre cette possibilité permettant un traitement des différentes informations plus rationnelles. Quelles dimensions et fonctions prennent le système d’information dans l’entreprise ? Quels sont les caractéristiques et les types ? Quel processus se met en place pour la création d’un S.I. ? Autant de questions où SCC vous apporte les réponses.
Au sein d’une entreprise, le système d’information (SI) est un ensemble de ressources reliées entre elles, qui collectent, stockent et distribuent des informations afin de faciliter la prise de décision et d’orienter les stratégies. Pour organiser cette structure, l’entreprise s’appuie sur les nouvelles technologies de l’information (IT) software et hardware. On retrouve le matériel informatique, des périphériques pour stocker, la gestion des systèmes d’exploitation ou des logiciels dédiés type CRM ou ERP.
Une entreprise se divise en plusieurs systèmes. Il y a le système de pilotage qui regroupe l’ensemble des décideurs et du management de l’organisation, et le système opérant qui regroupe l’ensemble des personnes qui fondent l’activité de l’entreprise. Pour obtenir une cohésion parfaite entre les deux, le système d’information s’impose comme le cœur du moteur de l’entreprise avec un ensemble de ressources matérielles, données, de personnes, logiciels capables du traitement et du stockage des informations.
Ainsi, le système d’information développe plusieurs fonctions dans l’entreprise. Tout d’abord, il génère de l’information tout en l’identifiant puis il stocke les informations selon une classification définie. Il communique les informations et assure l’échange entre le système de pilotage et le système opérant. Enfin, il permet de transformer les différentes informations en actions concrètes dans la stratégie de l’entreprise.
Pour définir un système d’information, il doit regrouper un ensemble de caractéristiques. Il se compose d’un ensemble de procédures reliées entre elles qui crée soit un service, soit un produit. Le système d’information regroupe un logiciel adapté à chaque métier de l’entreprise. Important pour le fonctionnement, le SI s’appuie sur des bases de données qui stockent l’information. Sur le plan technique, le SI s’appuie sur le matériel informatique et autres périphériques le tout relié par un réseau qui assure la communication. Enfin, des personnes utilisent le système d’information et en assurent la maintenance.
Selon les métiers et l’activité de l’entreprise, le système d’information peut être différent et se décliner sous plusieurs formats. Il existe le système d’information assurant le traitement transactionnel. Sa fonction est de stocker l’ensemble des transactions d’une entreprise. Puis il existe le système de Business Intelligence. Ce système est destiné aux managers de l’entreprise, puisqu’il produit des informations aidant à la prise de décision. Pour compléter, il existe le système d’information de management qui au regard des informations recueillies par le système de traitement transactionnel retranscrit des rapports et documents permettant le contrôle de l’entreprise. Enfin, le système d’information pour cadre est mis en place pour assurer une veille concurrentielle et la mise en place de la stratégie de l’entreprise.
Pour définir l’ensemble des actions d’un système d’information, on parle de cycle de vie. Ce cycle regroupe l’ensemble des étapes d’un produit ou service permettant de gérer de la conception à la disparition du produit en passant par sa distribution. Pour mettre en place ce système d’information, plusieurs phases sont nécessaires.
Dès lors que le système de pilotage décide de la création d’un produit ou d’un service IT ou tout simplement d’en acheter un, la nécessité de créer un système d’information apparaît comme une évidence pour aller dans le sens de la stratégie de l’entreprise
Un cahier des charges est alors établi en concertation avec l’ensemble des intervenants du projet. Le document regroupe les besoins et fonctionnalités désirés, mais aussi les contraintes non-fonctionnelles.
Cette étape permet de mettre en lumière les spécificités du produit, mais également les contraintes qui s’imposent dans la création. Le produit répond aux besoins, les contraintes de réalisations sont connues et la façon d’utiliser l’interface est dévoilée. Le matériel est clairement défini à ce stade du processus de création.
Planifier et assurer la gestion des systèmes
Un planning doit se mettre en place pour cadrer le coût et la durée. Le projet se fait donc par la réalisation de différentes tâches dont les caractéristiques en besoin temporel, financier et humain sont calculées et connues. C’est la mise en place d’un plan projet chiffré.
Le système d’information se matérialise avec la création de son architecture. Un assemblage des différentes ressources et différents modules qui doivent même s’ils sont reliés pouvoir rester indépendant entre eux. C’est un moyen sûr de pouvoir créer un système parallèle et faciliter la maintenance future.
Partie technique du processus de création, le codage et le test. Chaque module passe en phase de codage avec l’intégration de valeur pour recevoir les informations nécessaires à son fonctionnement. Puis, les modules sont testés un par un pour s’assurer d’aucune erreur.
Un plan d’intégration est établi de manière ordonnée pour mettre en place le système d’information. Au fur et à mesure de l’intégration des modules, des tests sont effectués. Une fois réalisée, l’intégration permet de fournir le manuel des utilisateurs.
La version finale étant intégrée, il ne reste plus qu’à procéder à un test en phase réel d’utilisation. Il s’agit de la qualification du système. Toutes les fonctionnalités sont essayées sur un cas type d’utilisation. Les résultats permettent de lancer l’exploitation du système.
Dès lors que le système d’information est en marche, il demande un suivi rigoureux pour éviter tout dysfonctionnement. C’est ainsi qu’une maintenance est assurée tout au long de la vie du système pour l’entretenir, mais aussi pour procéder à sa mise à jour. Généralement, elle est assurée par le Directeur des systèmes d’information, le DSI de l’entreprise.
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