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La collaboration visuelle pour répondre aux nouveaux enjeux du travail hybride

Le travail hybride, qui consiste à conjuguer le travail à distance et le travail au bureau, a pris un essor important dans le contexte sanitaire actuel. En effet, la pandémie a accéléré la nécessité pour les entreprises d’imaginer une nouvelle organisation du travail, conciliant contraintes sanitaires et maintien de l’activité. Associé à d’autres modes de travail, le travail hybride s’est donc rapidement imposé comme LA solution. Néanmoins, apprendre à travailler ensemble sans être dans le même espace de travail nécessite la création et l’appropriation de nouveaux outils collaboratifs. Parmi ces derniers, ceux qui s’appuient sur la collaboration visuelle se positionnent déjà comme un élément de réponse aux enjeux auxquels devaient faire face les entreprises depuis plusieurs années ; celui de devoir apprendre à travailler en format d’équipe distribuée. Désormais, on assiste à l’accélération de leurs usages au quotidien et la collaboration visuelle est devenue un élément essentiel du travail efficace en équipe.

L’hybridation des espaces professionnels révolutionne bien plus que la seule organisation du travail

Pour s’ouvrir à cette nouvelle forme de travail, sans dégrader la performance attendue, les entreprises doivent apporter aux collaborateurs des outils efficaces et une grande connectivité pour assurer le lien entre les salariés (qu’ils soient sur site, en télétravail, en mission chez un client ou en déplacement). Si l’un des enjeux majeurs du modèle hybride est de conserver le contact humain et direct là où il est nécessaire, il est également un moyen de favoriser l’émergence de nouveaux modes de management à distance. Les managers jouent donc un rôle central dans l’animation de leurs équipes. Il faut susciter l’engagement, le sens des responsabilités et faire des points réguliers, afin de développer une plus grande proximité avec ses collaborateurs. L’hybridation des espaces de travail porte en elle la révolution des usages.

La collaboration visuelle, une opportunité et des enjeux

La transition des équipes vers des approches de management visuel et des méthodes agiles était déjà engagée. Selon Klaxoon, la situation actuelle a agi comme un révélateur de l’importance et de l’efficacité de la collaboration visuelle. En effet, recourir uniquement à la visioconférence pour se coordonner a un impact non négligeable sur la fatigue mentale et physique des équipes. Il est désormais possible de stimuler l’intelligence collective à l’aide du visuel. Ce nouveau mode de collaboration est plébiscité par les équipes qui cherchent également à retrouver du temps individuel pour travailler et produire. Elles se sont ainsi réappropriées des outils collaboratifs type tableau blanc qui pouvaient passer jusqu’alors inaperçus dans leur environnement de travail. La collaboration visuelle facilite donc l’appropriation de l’information et permet de se positionner sur une résolution de problèmes rapide, efficace et traçable. Les membres de l’équipe peuvent ainsi travailler séparément, mais sans perdre leur capacité à rester synchronisé avec le reste du collectif, maintenant ainsi un niveau optimal de productivité pour l’organisation.

Investir dans les bons outils collaboratifs

Travailler en mode hybride suppose de connecter l’espace de travail physique avec l’espace de travail digital. Les entreprises, qui ont naturellement implémenté des solutions de Digital Workplace, ont rapidement adopté de nouveaux outils et de nouvelles habitudes. De nombreuses solutions sur le marché permettent de conserver une proximité avec les équipes : Google Suite, Slack, Dropbox, Microsoft Teams, Klaxoon, Jira, … Grâce à une Digital Workplace adaptée, au-delà des impératifs de productivité, l’organisation vise à permettre aux équipes de maintenir de la cohésion et du lien, de rester synchronisées, tout en permettant de développer des postures de management plus inclusives. L’enjeu de la Digital Workplace (et donc du choix des bons outils) va bien au-delà du challenge du télétravail. Car si des études actuelles (Ctrip, 1000 salariés) montrent que la productivité individuelle a augmenté durant les derniers mois (+13%), on peut légitimement se poser la question de la soutenabilité de ce niveau de performance sur le moyen et long terme. Aux organisations donc de sélectionner les bons outils pour mettre en place une dynamique positive, durable et plus inclusive du travail en équipe pour les années à venir.

La boîte à outils collaboratifs : Klaxoon au service du management visuel

Dans un contexte de rationalisation des outils numériques portée par les DSI (pour des raisons de simplification de l’offre et d’optimisation des coûts), l’expérience intégrée de Klaxoon avec une plateforme comme Microsoft Teams répond à cet impératif, en permettant l’appropriation simplifiée d’une suite d’outils efficace (Board, Question, Meeting, Network, Quiz…). Au-delà du tableau blanc pour visualiser l’information, de multiples nouvelles fonctionnalités sont proposées comme celle, par exemple, de basculer sur une vue Kanban, pour entrer dans une approche plus opérationnelle et prioriser les informations. De nombreux modèles de réunions prêts à l’emploi permettent de répondre aux différents scénarios du quotidien professionnel et des programmes d’accompagnement sur les fondamentaux du télétravail sont mis à la disposition des utilisateurs.

Matthieu Poupard, directeur Alliances et Partenariats chez Klaxoon, confirme que l’usage des outils collaboratif va progresser au quotidien et que le déploiement se fera à l’échelle de l’ensemble des collaborateurs. Tout est mis en œuvre chez Klaxoon pour faciliter l’autonomie des commanditaires sur le déploiement et le développement des usages (console de pilotage, SSO, SCIM, etc.)

Plus qu’un fournisseur de technologie, Klaxoon se veut également acteur du changement grâce à des programmes de formation et de conseil visant à mettre en réussite ses clients dans l’adoption de ces nouvelles pratiques de collaboration. Sur ce sujet, Klaxoon dispose d’équipes dédiées en interne mais s’appuie également sur un réseau de partenaires conseil certifiés.

Un environnement collaboratif unifié et ouvert

Partenaire de Microsoft Corp depuis l’été 2018, Klaxoon fut l’un des premiers éditeurs de logiciels connecté à Teams. Il a d’ailleurs été nommé par Microsoft Corp « Partner of the Year » en 2020 au niveau mondial et de nouvelles innovations au sein de l’environnement Microsoft 365 sont actuellement en cours de développement. Depuis avril 2020, SCC est partenaire Klaxoon en tant que Klaxoon Reseller Partner. SCC a sélectionné la solution Klaxoon pour permettre à ses clients de réussir la transformation de leurs pratiques collaboratives, tout en leur assurant de rester productif dans un contexte économique exceptionnel. La possibilité de mobiliser facilement sa suite d’outils, directement depuis Teams, facilite grandement l’expérience de collaboration à distance.

Travail hybride et communication visuelle : réinventer les échanges durablement

Il semble désormais acquis que l’activité du salarié se partagera entre le bureau, le domicile et des tiers-lieux. Plusieurs modèles de travail hybride ont émergé. Le développement des outils de communication visuelle s’avère indispensable pour installer cette pratique durablement et accompagner cette « révolution des réunions ». Le numérique devient le principal atout des entreprises pour assurer un équilibre entre efficacité, collaboration et sécurité. La transformation numérique s’accélère, c’est pourquoi nous devons profiter de ce moment pour adopter de nouveaux outils et de nouvelles méthodes, afin d’entrer pleinement dans cette nouvelle ère du travail. Cette année qui vient de s’écouler aura révélé notre grande capacité à travailler depuis n’importe où, grâce aux outils numériques, en démocratisant une sorte de nomadisme digital jusqu’ici réservé aux travailleurs indépendants.

 

Pour améliorer la collaboration au quotidien, essayez Klaxoon gratuitement dès aujourd’hui !

 

 


Auteur : Hervé DAIRE

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